Alles im Eimer Dank des „guten“ Briefings

Typische Probleme und gute Tipps – so gelingt das nächste Briefing garantiert.

Briefing = kurze Aufgabenbeschreibung – ganz klar, kennt jeder und allen ist bewusst, dass es in aller Kürze um die wichtigsten Fakten für jemanden geht – egal wofür. Was allerdings nicht klar zu sein scheint, ist die Arbeit, die sich dahinter versteckt. Und all die Fehler und Tücken, die diese mit sich bringt oder bringen kann. Egal ob persönlich, telefonisch oder schriftlich – das Briefing fehlerfrei hinter sich zu bringen, gehört nicht gerade zu den einfachsten Aufgaben. Zumindest scheint es so.

Betrachtet man das ganze Thema mal genauer, wird schnell deutlich, dass es kaum jemanden gibt, der „DAS“ Briefing schlechthin liefert – was natürlich von niemandem verlangt oder erwartet wird. Oder vielleicht doch? Möchte z.B. ein Agenturkunde das bestmögliche Ergebnis, muss er oder sie auch das bestmögliche Briefing liefern. Passiert dies nicht, ist von knapp daneben bis komplettes Chaos alles möglich. Und alles schon passiert.

Die größten Probleme für gute Briefings

Eigentlich ist es schwer zu sagen: „Genau DARAN liegt es!“, da es einfach zu viele verschiedene Fallen gibt. Zum Beispiel im Zeitgeist der modernen Kommunikation, in der die Menschheit überwiegend vorm PC, Smartphone oder Tablet hängt, kann es schwer sein, sich exakt und dennoch detailorientiert zu artikulieren. Um es mal auf den Punkt zu bringen: einfach mehr Zeit nehmen für ein gutes, detailliertes und klares Briefing, anstatt es „wie sonst üblich“ schnell und kurz mit ein paar Kurzsätzen hinter sich zu bringen. Kleiner Tipp: detailliert bezieht sich selbstverständlich nur auf die wichtigsten Informationen. Got it?

Eine Idee ist noch lange kein Briefing

Dies kennen wir wohl alle: das Problem mit der „SUPER IDEE“. Man ist vollkommen euphorisch, blendet anderes aus und dann…, dann belässt man es bei der Idee, vergisst vielleicht zu Ende zu denken und versucht von etwas halbfertigem zu berichten, bei dem noch einige wichtige Infos fehlen. Dies führt dazu, dass quasi das ganze Projekt nur „halbgut“ wird oder häufig hin und her geht bis alles komplett ist. Und wie lässt sich das verhindern? Wie wäre es damit, die Euphorie mitzunehmen, aber konzentriert die Fakten und Notwendigkeiten zusammenzubringen. Zum Beispiel Gedanken sortieren und gegebenenfalls einen Briefing-Partner an der Seite haben, kann nicht nur Sicherheit geben, sondern gleichzeitig Lücken oder Ungereimtheiten vermeiden.

Privates gehört nicht zum Briefinginhalt

Was ebenfalls oft nicht geplant oder gar beabsichtigt ist, aber trotzdem häufig bei mündlichen Briefings passiert – das Gespräch schweift ab. Ob es sich dabei um das eigene Kind handelt, welches mit 12 Monaten die ersten Schritte gemacht hat, oder das neu gekaufte Auto, was nun sicher in der heimischen Garage steht, ist hierbei völlig nebensächlich. Tatsache ist, das Gespräch hält „unnützes Wissen“ bereit, dass zwar Nähe erzeugt, aber keine Briefinginhalte. Helfen kann da ein schriftliches Briefing im Voraus, welches ermöglicht, den richtigen „Pfad“ wieder aufzunehmen. Außerdem sind dann alle Infos schon einmal da und gehen nicht verloren.

Briefen kann man lernen

Und dann gibt es da noch die bekannteste Begründung: nie gelernt, wie es richtig geht. Schließlich gibt es kein Fach „Briefing“ oder keine Fortbildung zum „Briefing-Meister“. Besonders bei Berufsstartern oder thematischen Neulingen ist dieses Phänomen häufig. Kann zwar keiner was für, ist aber trotzdem so. Und fällt auch dann erst auf, wenn man das Ergebnis im Nachhinein betrachtet und feststellen muss, dass sich „wenig Ahnung oder falsche Infos“ darauf abzeichnet. Und da bekanntlich „Unwissenheit vor Strafe nicht schützt“, sollte jeder, der „brieft“, wissen wie es geht. Alternativ ist es kein Weltuntergang sich Hilfe beim Gegenüber oder sogar der Agentur zu holen. Im Gegenteil: gemeinsam machen bringt Wünsche, Antworten und Fragen flott zusammen.

Lange rede kurzer Sinn: unsere Tipps fürs „Spitzen-Briefing“ oder „nicht im Eimer landen“

  • Richtig gut vorbereitet! Alle notwendigen Infos zusammen haben, klare Aussagen treffen, konkrete Ziele nennen und Ergebnisoffenheit eingrenzen.
  • Maximal konzentriert! Das gilt für den kompakten Inhalt genauso wie für die gute Ver- bzw. Übermittlung. Einfach weglassen, was nicht unbedingt relevant ist und „aus einem Guss“ kommunizieren.
  • Wiederholen hilft! Am Ende des Briefings ist es empfehlenswert, dieses noch einmal kurz zusammenzufassen – das klärt Interpretationen und Schwerpunkt.
  • Doppelt hält besser! Ein schriftliches Briefing vor dem mündlichen versenden, ist die perfekte Vorbereitung und hilft gezielter zu vermitteln.
  • Ruhig fragen! Bei Unklarheiten immer nachhaken – niemand kann etwas gegen Nachfragen oder gezieltes Eingrenzen haben.
  • Ergebnis checken! Ein gutes Briefing ist „nach der Aufgabenerledigung“ für den Macher aber auch für den Auftraggeber die perfekte Checkliste, ob alles passt. Wenn nicht, dann wurde entweder nicht korrekt gearbeitet oder: nicht alles Wichtige war drin…

An dieser Stelle bitte wieder von vorne lesen 😎 Ansonsten: bleiben Sie stark und gutes Gelingen!